СОВЕТ БАЛАКЛАВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА ГОРОДА СЕВАСТОПОЛЯ
I СОЗЫВА

РЕШЕНИЕ
от 28 августа 2015 г. № 8с-1-48

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ
МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ВНУТРИГОРОДСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ БАЛАКЛАВСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ОКРУГ


Заслушав и обсудив доклад Главы внутригородского муниципального образования, исполняющего полномочия председателя Совета, Главы местной администрации Балаклавского МО Бабошкина Евгения Альбертовича о необходимости утверждения Инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления внутригородского муниципального образования Балаклавский муниципальный округ, руководствуясь федеральными законами от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 03.05.2007 № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Законом города Севастополя от 30.12.2014 № 102-ЗС "О местном самоуправлении в городе Севастополе", Законом города Севастополя от 05.08.2014 № 53-ЗС "О муниципальной службе в городе Севастополе", Уставом внутригородского муниципального образования Балаклавский муниципальный округ, Совет Балаклавского муниципального округа решил:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления внутригородского муниципального образования Балаклавский муниципальный округ, согласно Приложению.

2. Обнародовать настоящее решение на официальном сайте Законодательного Собрания города Севастополя и на информационном стенде Совета ВМО Балаклавский МО.

3. Настоящее решение вступает в силу со дня принятия.

4. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на Главу ВМО Балаклавский МО, исполняющего полномочия председателя Совета, Главу местной администрации - Бабошкина Е.А.

Глава ВМО Балаклавский МО,
исполняющий полномочия председателя Совета
Е.А.БАБОШКИН





Приложение
к решению
Совета Балаклавского
муниципального округа
от 28.08.2015 № 8с-1-48

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
ВНУТРИГОРОДСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ БАЛАКЛАВСКИЙ
МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ОКРУГ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления внутригородского муниципального образования Балаклавский муниципальный округ (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органов местного самоуправления внутригородского муниципального образования Балаклавский муниципальный округ документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, а также Устав внутригородского муниципального образования Балаклавский муниципальный округ, Положение о местной администрации внутригородского муниципального образования города Севастополя Балаклавского муниципального округа, Регламент работы органов местного самоуправления внутригородского муниципального образования Балаклавский муниципальный округ и утвержденные Федеральным архивным агентством Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.
1.4. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми Главой внутригородского муниципального образования Балаклавский муниципальный округ.
1.6. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет организационный отдел местной администрации внутригородского муниципального образования города Севастополя Балаклавского муниципального округа (далее - организационный отдел).

1.8. Функции, задачи, права и ответственность организационного отдела регламентируются положением об организационном отделе, должностными инструкциями начальника и специалистов организационного, в соответствии с функциональными обязанностями.
1.9. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя местной администрации.
1.10. Работники структурных подразделений органов местного самоуправления ВМО Балаклавский МО несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.
1.11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство, или другому работнику по указанию руководителя, при увольнении или переводе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

2. Основные понятия делопроизводства

2.1. Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.
2.2. Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа местного самоуправления.
2.3. Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.
2.4. Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
2.5. Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
2.6. Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.
2.7. Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.
2.8. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
2.9. Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.
2.10. Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.
2.11. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе местного самоуправления, с указанием сроков их хранения.
2.12. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав муниципального архива.
2.13. Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления.
2.14. Специалист по делопроизводству - главный специалист организационного отдела местной администрации, на которого возложены функции по ведению делопроизводства.

3. Бланки документов

Документы, создаваемые в органах местного самоуправления ВМО Балаклавского МО, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.1. Порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов:
Образцы бланков утверждаются настоящим решением Совета ВМО Балаклавский МО. Бланки не являются номерными. Учета выдачи бланков не ведется.
3.2. Виды бланков документов органов местного самоуправления:
1. Бланк решения;
2. Бланк распоряжения;
3. Бланк постановления;
4. Бланк протокола;
5. Бланк письма;
6. Бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).
3.3. Требования к изготовлению бланков.
Бланки документов органов местного самоуправления разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов - реквизиты бланка располагаются по середине листа вдоль верхнего поля.
Документы, создаваемые органами местного самоуправления ВМО Балаклавский МО, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.3.1. Настоящей Инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления ВМО Балаклавский МО установлен следующий состав реквизитов документов для каждого вида бланков:
а) Герб ВМО Балаклавский МО.
На бланках документов органов местного самоуправления Герб ВМО Балаклавский МО изображается в одноцветном или цветном варианте, изображение Герба помещается на верхнем поле бланка документа по центру;
б) наименование муниципального округа.
Наименование муниципального округа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать Уставу ВМО Балаклавский МО. Сокращенное наименование муниципального округа помещают в скобках под полным наименованием;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица.
Подпись должностного лица, подписавшего документ, содержит: наименование должности, личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия). Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распоряжением о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ (используя аббревиатуру И.о.);
д) вид документа.
Наименование вида издаваемого документа включается непосредственно в бланк или указывается составителем при подготовке документа, без указания вида (разновидности) документа;
е) место составления (издания) документа.
Место составления или издания документа (например: г. Севастополь) указывается в бланках документов, кроме бланков писем;
ж) справочные данные об органе местного самоуправления.
Справочные данные об органе местного самоуправления указываются в бланках документов и включают в себя: почтовый адрес органа, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения;
з) адресат.
Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам. При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже. В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес в составе "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес может не указываться в документах, адресованных государственным структурам, органам местного самоуправления и постоянным корреспондентам. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии;
и) дата документа.
Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, зафиксированного в документе. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, непосредственно составителем при подготовке документа или главным специалистом организационного отдела местной администрации при регистрации документа. Датой документа, издаваемого одновременно двумя или более органами, является дата более поздней подписи. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2015 г.;
к) регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с принятой системой регистрации в органе местного самоуправления. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа;
л) наименование документа.
Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа, согласовываться с наименованием вида документа. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах решений, нормативно-правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом;
м) текст документа.